Per l’ammissione al Dottorato è necessario acquisire la preparazione di base negli insegnamenti dell’Archeologia cristiana con la frequenza di un Anno Propedeutico. L’Anno Propedeutico è concepito come un’unità formativa autonoma che permette di acquisire 60 ECTS.
Per l’iscrizione si richiede un grado accademico di secondo livello in discipline archeologiche, storiche, storico-artistiche o in teologia (ad esempio, per l’Italia, la Laurea in Lettere del “vecchio ordinamento” o la Laurea Specialistica e Magistrale) per i paesi che aderiscono al Processo di Bologna; per quelli che non aderiscono al Processo di Bologna, il Consiglio Accademico opererà una valutazione del grado accademico. E’ richiesta anche una conoscenza sufficiente del Latino e del Greco. L’eventuale debito formativo nel Latino o Greco potrà essere assolto attraverso la frequenza di corsi di base (esterni o eventualmente interni all’Istituto); tale frequenza dovrà essere documentata con un attestato.
Le domande di iscrizione si accettano presso la Segreteria dell’Istituto dal 10 settembre al 10 ottobre di ogni anno. Lo studente è tenuto a presentare un curriculum, il certificato di laurea con l’elenco degli esami sostenuti, oltre al tema della tesi di laurea e il nome del relatore, ed eventuali attestati e titoli ritenuti utili alla sua valutazione. Inoltre, gli ecclesiastici devono produrre una presentazione dell’Ordinario e una dichiarazione del Superiore di un Istituto Ecclesiastico di Roma che ne attesti la residenza presso il medesimo. I laici devono presentare una lettera del parroco o di altro ecclesiastico che ne attesti la probità morale.
Si ammettono all’Anno Propedeutico, dopo la presentazione di una domanda cautelativa, anche gli studenti che conseguiranno nella propria università la laurea di secondo ciclo, richiesta per l’iscrizione (art. 2b), nei mesi di novembre-dicembre dell’anno accademico in corso; se i titoli saranno valutati positivamente, lo studente potrà iscriversi e seguire i corsi come straordinario, formalizzando in seguito (entro comunque l’anno accademico) la sua immatricolazione.
L’iscrizione all’Anno Propedeutico, dopo aver ottenuto il parere positivo del Consiglio, si potrà effettuare fino al giorno di apertura dell’anno accademico. I nuovi studenti dovranno pagare la tassa di iscrizione e presentare sette fotografie. Uno studente iscritto ad un’altra università, che segue come studente ordinario singoli insegnamenti dell’Anno Propedeutico o del primo anno di Dottorato (cfr. art 3b), dovrà comprovare la sua idoneità attraverso un colloquio con il professore della disciplina.
All’inizio di ogni anno accademico, gli studenti del corso dell’Anno Propedeutico eleggono un proprio rappresentante. Le elezioni si svolgono a scrutinio segreto. Il rappresentante degli studenti deve facilitare la comunicazione tra gli studenti e l’Istituto e può essere presente alle riunioni del Consiglio Accademico per i punti all’Ordine del Giorno dedicati agli studenti.